如何加强涉密档案的保管与利用分析

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如何加强涉密档案的保管与利用分析

叶蕊

广东省广州市增城区国家档案馆  广东 .广州 511300

摘要:在当前社会的发展中,各行各业都产生了大量且丰富多样的档案,有一些档案资源涉密性很强,针对这一类档案应该建立不同与一般档案管理的措施和方法,做好相关的涉密保护工作。这对于相关工作人员提出了严峻的挑战,所以本文先从分析档案管理的重要性出发,结合现代涉密档案管理的措施,最后提出要加强对涉密档案的监督作用。

关键词:涉密档案;保管;利用分析

引言:档案的保密工作事关整个单位未来的发展问题,所以在新的历史条件下,应该加强对档案保密工作的管理问题,尤其是在当前大数据环境下,涉密档案工作涉及的范围和领域较广,情况更加的复杂,更加重视档案的管理工作显得尤为必要。对于其管理的工作人员来说,应该树立好自身的职业素质,利用先进的技术和手段来对涉密档案进行保护,增强涉密档案管理工作的认识,做好涉密档案管理十分重要。

1涉密档案安全管理的重要性

随着国际国内形势的不断变化,境外敌对势力加紧对我国进行情报窃取活动,窃密领域不断扩大,窃密方式多样,窃密手段现代化,市场经济的发展给也涉密档案管理提出了新课题。 一方面利用各种现代技术手段进行情报窃密活动增多;另一方面大量高新技术产品广泛应用于人们的日常工作和生活当中,新的涉密载体和新的信息处理方式不断涌现,使涉密档案信息管理、控制和使用的难度大大增加。涉密档案管理是档案工作中的难点与薄弱环节,目前普遍存在着各种管理漏洞。档案管理人员保密法制观念和防范意识淡薄,“无密可保”、“有密难保”、“只保密不利用”、“保密无用”等错误思想依然存在;有些档案部门没有妥善处理好“保密”与“使用”的关系,有的管理人员并不理解保密工作的重要性,认为既要使用,就没必要把保密二字常挂在嘴边来束缚手脚;涉密档案管理制度不健全,现有的规章执行不严,有的档案管理人员对内不设防,涉密档案收集、借阅、复印、销毁等环节没有严格的按照正规手续处理,涉密档案计算机、信息系统、移动存储介质保密隐患和漏洞较多,操作不规范,内外网滥用等等这些都未能引起档案部门的高度注视;涉密档案管理监督弱化、虚化,对涉密档案管理的检查、监督不力,流于形式,涉密档案信息系统的监管缺乏专业的技术人员,监管制度缺乏权威性等等方面都是涉密档案安全管理的阻力,也反映出要加强涉密档案安全管理的重要性,做好涉密档案安全管理是我们重要的使命。

2做好涉密档案保管过程中保密工作

2.1涉密档案正确组卷和归档工作

一般来说,涉密档案都是单位的最高机密,对于单位未来的发展至关重要,但是现在存在一些单位将涉密档案进行混合管理,没有提高对涉密档案管理的重视程度,这样就很容易导致很多档案信息泄露。因此正确的做法应该是将涉密档案和非涉密档案进行分开管理,最好的方法就是放在不同的区域,涉密档案用专门的装具来保管,这样便能在一定程度上解决好涉密档案的管理问题。同时在对涉密档案进行管理的时候,还可以采取保密柜、保险锁等方式,提高涉密档案的安全性。

2.2增强管理人员的政治素养和道德修养

在对涉密档案进行管理时,应该加强对管理工作人员政治素养和专业道德修养培养,还应该具有保密意识,在档案管理的工作岗位上做好自己工作,发挥重要的价值,这样就可以增强档案管理工作的保密程度,使得涉密档案管理工作达到理想化的程度。除此之外,管理工作人员还应该不断提高自己的业务能力,让他们认识到涉密档案管理的重要性,确保档案实现政治上的安全性和可靠性。同时为了使得档案管理达到一定的效果,工作人员还应该加强自己的反窃密意识,及时对相关知识进行学习,认识到涉密档案管理的核心要点,掌握一定的业务知识,提高涉密档案信息安全程度。

2.3积极地实施保密教育

单位在运行和发展的过程中,要对相关工作人员进行保密教育,提高他们对档案管理保密的重视程度,协调好保密档案既要管理又要保密之间的联系,要想使得单位发展的更远,就应该加强对涉密档案的管理效果,在政治上提高档案管理的水平和意识。要想使得档案管理达到理想的效果,就应该采取积极的态度,专门设置培训,用多元化的形式来教育档案管理的工作人员,这样有助于增强他们的保密观念,也有利于他们学习到管理涉密档案的各种途径。同时,为了保证涉密档案得到有效管理,还应该掌握全方面的保密技能,尤其是在当前大数据的背景之下,及时将信息技术和数字化技术运用到涉密档案的管理之中,借助现代的电子系统来对涉密档案的管理,可以对相关的档案进行编码,这就要求相关管理的工作人员学习基本的信息管理技术,同时构建涉密档案的防火墙模式。这样可以提高涉密档案的安全性,借助相关安全技术来提高涉密档案的防范工作,避免档案信息被窥探的情况,有利于加强对数据安全的有效保护。

2.4构建完善的涉密档案保密机制

为了保证涉密档案的安全性,可以建立健全相关的涉密档案保密机制,每位工作人员应该对自己管理的档案负有一定的责任,在对档案管理的过程中,要严格遵守档案管理的规范和措施,并以此来结合档案保存的实际情况来加强保护。在提高档案管理的应用价值层面,应该定期对档案的材料进行审核,如果涉密档案缺乏一定的价值,那么管理起来就没有其应有的意义,遵循档案密级变更的流程,充分遵守档案管理的规范,以保证档案在管理的过程中信息数据不受损害,可以保证资料的完整性和安全性,为单位未来的决策提供正确的提示。

2.5利用现代化技术保护涉密档案

对于涉密档案管理部门来说,应该加大保密专用网络设备的引入,招聘具有计算机专业知识的人才,提高涉密档案管理的信息化,做好档案管理人员的培训工作,使得保密员档案员都能充分地运用保密计算机来实现档案的管理。逐步开展涉密档案的信息化工作,将涉密档案资源转化为数字信息,以此来实现涉密档案信息的自动化管理。除此之外可以开展涉密档案计算机检索方式,提供涉密档案网络信息资源的服务模式,实现技术手段来提供涉密档案信息资源的服务管理,使得在检索涉密档案信息时变得更加的便利,同时提高涉密档案信息资源检索的准确性。

2.6完备的法律支持

在涉密档案的管理工作中,要依据《保密法》和《档案法》及保密的相关规定,建立完善的操作性强的管理制度,使涉密档案管理各个环节的工作制度化,规范化。国家保密局关于《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理办法》,《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》以及《涉及国家秘密的信息系统分级保护管理规范》等多个文件的出台对涉密信息系统制度建设具有重要的指导作用,要以此为指导,加强对计算机,网络,计算机移动存储介质等设备管理和使用。

3涉密档案的监督工作

涉密档案监督是也是进行管理的有效措施之一,它能够在档案管理的过程中及时发现和制止不利于档案管理和保护的行为,这样能够一定程度上提高档案管理的安全性,保证涉密档案进行有效的管理。对于相关管理人员,必须熟悉涉密档案内容、涉密档案信息系统和网络保密技术防范等知识.严格执行相关的保密法律法规,严格认真落实涉密档案在浏览过程中的监督措施和方法,使得档案在阅览的过程中,有章可循,确保档案不泄密,严格保证档案工作的安全性,对各项管理规章制度都要认真落实,相关工作人员还要在实际的过程中对相关工作不断地进行总结,实事求是,不断地完善和发展。

结语

在广泛利用计算机网络进行数据管理的时代下,涉密档案的安全保管和利用成为我们的职责和使命。为了确保国家和各行各业的有序发展,我们应该严格执行国家的保密法律法规,积极地营造涉密档案管理的环境,树立保密法制观念和意识,对于涉密档案,实行科学管理,不断创新工作方法,重视涉密档案管理制度建设。在此过程中相关档案管理的工作人员素质也是很重要的,必须要加强其培训,提高其对涉密档案管理的意识。最后从法律、相关的制度措施和保密教育等几个层面来加强档案管理工作,完善涉密档案管理的措施和方法,提高对涉密档案的管理认识,做好涉密档案的保管与利用。

参考文献

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