档案信息化建设与档案管理的思考

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档案信息化建设与档案管理的思考

吴建民

东明县计划生育药具管理站

【摘要】在信息化时代,对档案的管理要做到与时俱进。在当前的形势下,档案管理人员应与时俱进,采用信息化手段对档案进行管理,以此替代难以汇总统计的手工记录方式。本文就当前档案信息化建设现状进行分析,提出建设新型档案的可行措施。
【关键词】档案;信息化建设;管理
档案的信息化建设,会使得传统的档案管理方式发生翻天覆地的变化。相较于传统的存储方式,信息化时代的存储将更大,速度将更快,而存储错误几乎为零。在这样的前提下,我国大力推广传统档案管理向信息化靠拢,构建自动化的信息管理平台,为企业实现档案管理信息化打牢基础。本文就我国档案管理存在的不足进行探讨,并就档案管理的信息化开展提供思路和方法。
一、档案信息化建设的必要性
做好档案管理信息化,对企业和社会发展是互利的事,但因过去档案管理信息化存在很多漏洞导致人们不理解、不支持。正是因为过去工作上的失误,在当下档案管理信息化过程中更有必要做好工作,改善档案管理信息化工作人员在人民群众中的形象。做好档案管理信息化工作,有利于企业的长久发展和资料安全;有利于通过档案信息化来实现更加自动化的档案管理。
二、档案信息化建设的优点
(一)存储主体的变更,更加小巧、容量更大。信息化后的档案主要采用硬盘、光盘和云存储对档案信息进行存储,这些现代化的存储设备较之以往的手写账本更加易于携带,而存储的内容却是呈倍数的增加,一张内存卡就可以存下一个镇、一个县的档案信息。
(二)存储内容不易丢失。档案管理信息化可以对存储信息及时归档,所有房屋信息登记和变动都可以通过网络传输给档案部门,档案人员上线即可接受,由于采用严格的电子锁,并对每份电子档案进行了档案分号存储,因此不管是档案查找还是档案的安全性以及完整性,都比过去的纸质档案存储更加具有优势,使用这样的在线存储归档和提取的方式,可以避免用户的档案丢失以及档案遭到网络病毒的攻击。
(三)档案管理信息化可以做到多备份。档案管理信息化的另一个重要特点就是人们在使用信息化存储时,该份档案往往并不具有唯一性,人们可以对其随时复制进行其他方式的存储,如脱机存储和云端存储,避免了传统档案可能由于人为或者不可抗力因素而损坏,导致唯一的信息丢失造成不良后果的可能性。
三、档案信息化建设问题
(一)档案存储的网络管理安全性存在疑问。一般认为,有以下两点原因使得档案管理信息化进程迟缓。1.计算机系统和网络具有一定的安全隐患,在进行档案管理信息化的存储时需要用到计算机硬件,而硬件有着因不可抗力和人为毁坏的可能,而连通网络的电脑则可能受到病毒的攻击,造成数据被侵袭篡改或盗取。2.档案管理信息化缺少法律和相关文件规定的支持,体系尚不完善。由于法律对档案管理信息化的各方面限制都是从过去的传统存储方式进行规定限制的,导致目前并没有专门的档案信息化存储法律对存储进行规定,所以档案信息化还没有在法律上受到认可,从而使得档案管理信息化的真实性不被法律条文认可。
(二)技术受限和经费不足。档案管理信息化的重要前提就是进行信息化存储的技术达标,存储系统能够稳定存储不易崩溃。但是在目前现有的档案信息化中,档案管理信息化的存储方式主要是采用电子文件的方式进行存储,而电子文件具有存储期限和一些存储限制,这是电子文件存储的性质决定的,而档案管理信息化的存储时间要求较高,当前普通的电子文件存储不能满足;而纸质档案转变为信息化存储,使用电子文件的方式进行存储时,不可能采用人工输入的方式进行,需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档。但是目前市场上的扫描仪便宜的不能保证扫描的精度和准确度,而价格较高质量好的不仅高昂,在扫描完毕后也将造成资源闲置,而档案信息管理部门的公费开支是有限的,没有专门的拨款支持难以承受这样的巨额开支。
(三)档案管理部门的人员工作积极性低。由于档案管理通常被认为是一种闲职,部分领导认为档案管理一般来说就是管着一堆资料,做好存储就好了。人们普遍认为这样工作轻松且枯燥,导致档案管理工作人员的工作得不到重视,使得部分档案管理工作人员的工作积极性下降,事情做多做少都是一样的薪资水平,也就直接导致医院的档案管理工作质量变低。
四、档案信息化建设的措施
(一)设计完整的档案管理信息系统。档案信息存储系統的功能应完备没有漏洞,应由档案建立和管理交易信息审批、存储数据、资料的查询、对存储数据统计分析的功能。只有这样这样才能确保档案信息管理系统功能的完备性,在进行信息的存储和读取以及安全性方面才有保障。
(二)提高档案管理信息的人才素质。随着档案管理的信息化建设,对高素质人才的需求就显得更为迫切。一支高效运转的档案管理系统必须要有相应的人才在其中发光发热,必须要有对当前各行业精通了解且会计算机知识的人才能胜任档案信息化建设的要求。对于一个能够胜任信息化档案管理的人员来说,应该具备丰富的理论知识、丰富的实践经验,专业化的定向学习和扎实的社科知识。但最重要的就是必须掌握档案的存储接收等方面的基本知识。这样才能胜任前期的工作要求,并在后续的档案管理信息化过程中不断学习进步,在岗位上提升自己的专业素养和专业能力。在人才不足时,应面向社会招聘技术人员。

(三)做好信息共享。为了做好档案管理信息工作,就应该将现有的资源进行共享。为了做到这一点,应该在内部平台拉近人与人的距离和做到各部门档案信息协同管理。由于在档案信息管理这一块我国还不成熟,各个部门之间的职能比较分散,所以档案的信息管理以及交流一直不畅通,使得档案信息管理部门的工作效率比较低,鉴于此:1.可以建立一个统一化的档案资源管理系统,实现综合统筹办公。2.为了促进资源共享,可以设立一个独立在档案管理系统之外的平台,对档案进行分类后共享,这样既可以方便员工查找自己需要的档案信息,也可以方便上传资料档案。3.档案管理部门,还可以设立相应的规章制度,鼓励员工进行档案信息的交流和共享,提高现有资源的利用率,创造更多的工作价值。同时,各个档案资料管理部门在日常对资料的审核中,也应当对资料的名称、来源等详细的信息进行清晰的标注,从而方便用户和其他员工查询。
五、结语
为了实现档案信息化建设的目的,应该在实际工作中引入更加科学的档案管理方式和先进的档案管理人才,进行档案的资源信息共享,用信息化档案信息存储方式替代传统的纸质存储方式,并注意提高档案存储资源开发的能力。
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