提高办公室公文处理水平的探索与实践

提高办公室公文处理水平的探索与实践

王薇

国网安徽省电力有限公司萧县供电公司，安徽省宿州市萧县， 235200

摘要：在我国进入21世纪快速发展的新时期，为了提高行政效能，实现便民利民，国家致力于电子政务的发展，加大电子信息技术的应用，不断推动我国电子政务建设。随着互联网技术的飞速发展、信息化建设不断增强，各机关单位也逐步适应新形势，探索改善工作方法，电子公文办公系统的应用日趋广泛，“互联网+政务”等新型电子政务发展模式也逐渐兴起，因此，在“互联网+”背景下对公文处理工作的探讨很有必要。

关键词：办公室；公文处理；探索

引言

公文处理属于当代企事业单位办公室工作中的重要内容。办公室承担着上传下达的职责，从某种角度来讲，办公室收发管理公文的水平直接体现出办公室的工作质量与服务态度。笔者结合在自然资源局的从业经验，从公文管理的角度谈谈如何提升办公室管理服务效能，以供参考。

1公文处理工作概念

公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文处理工作具有科学化、系统化、制度化、规范化的特点，如果文秘人员对公文处理工作的一些概念理解不深不透，就可能影响工作效率和质量。本文梳理了公文处理工作中几组易混淆的概念，着重阐述其区别，并指出实践中的常见错误，以供参考。

2提高办公室公文处理水平的探索与实践

2.1完善电子公文的管理规范

明确的制度和统一的规范对公文的和处理有重要意义，因此应完善有关电子公文的管理规范条例，建立电子公文管理标准体系，对公文、公文处理、公文传送、公文归档等各方面事项均能做到有法可依，使得电子公文在信息传送、协同共享等方面发挥应有作用。要结合传统纸质办公的经验，在公文管理过程中明确专门机构或人员负责不同流程，结合实际情况赋予相关人员相对应的管理权限，促使公文管理系统朝着规范、真实、有效、安全的方向发展。

2.2对公文运转管理工作进行优化

在我局办公室管理中，公文运转属于比较重要的一项内容，在一定程度上影响到全局工作的高效组织与开展。为此，在加强办公室管理工作的过程中，要注重对公文运转工作的创新。1.明确公文来源与分配方向。工作人员应根据上、中、下三层公文行文对公文进行分类与整理，为后续的运转工作做好准备。然后，仔细做好公文登记与审核工作。待确定公文内容与规格满足相关标准后方可开展下一步运转工作。工作人员在对公文进行运转处理的过程中，要注意对特急性公文的运转，防止公文数量积压过多，从而影响到单位工作的有效开展。最好的解决办法是工作人员对全部公文进行归纳整理后，有序将其呈递给上级领导或相关部门。在运转周期内，工作人员应密切留意公文运转的信息，确保第一时间掌握公文运转实情，同时，利用电话或电子邮件提醒相关人员进行审批。这不仅确保了运转效率，也进一步提高了公文运转的时效性与准确性。2.对公文运转中生成的基础数据进行保留与备案。工作人员对公文资料进行建档处理时，必须登记清楚公文的基本信息。除了有公文的行文单位与标题外，更关键的是在档案中应记录下运转时间、运转对象、登记等信息。目前，可充分利用信息技术的优势，建立电子化的公文档案管理系统，将公文运转信息及时准确录入电脑中。通过计算机加密处理能确保公文信息的安全性与完整性，而且也极大提高了公文管理的效率。与文书管理相同，将办公自动化系统运用到公文运转工作中，能获得很好的效果。

2.3便捷与保密的关系

应急状态下实行无纸化办公和远程移动办公，可有效减少纸质文件传递周转时间，提高办文效率，同时必须确保信息传输中保密、留痕、归档、销毁全程安全可靠。建立健全信息化和电子文件管理工作机制，细化应急期间文件保密规定，明确要求使用协同办公系统、多人视频会议等信息化方式仅限处理非密公务，定期销毁文件在网络的传输记录，重要文件以纸质形式保存归档，最大可能保障公文处理迅速快捷和信息传输安全。丰富信息技术手段，探索推行虚拟专用网络技术，实现手机端与电脑端操作功能等同，更好适应应急工作环境和状态。

2.4未标注密级的文件公开发布文件

未标注密级的文件是指不属于国家秘密的文件，公开发布文件是指面向社会公开的文件。从概念外延上说，未标注密级的文件既包括了公开发布文件，又包括了虽然不属于国家秘密，但不宜面向社会公开的内部文件。公文处理工作中，有些干部想当然地认为未标注密级的文件就是可以公开的，这种错误认识直接导致个别干部擅自拍摄内部文件，使用微信、QQ等即时通讯工具和电子邮箱违规传送内部文件，甚至在微信群、博客、网盘违规发布内部文件等错误行为，给党和国家事业造成损失。此外，即便文件标注公开发布，也只有由制发机关履行一定程序后才能面向社会公开，在此之前任何单位和个人不得以任何形式公开传播和使用文件；公开之后也要以公开版本为准传播和使用。个别干部看到文件标注公开发布，就迫不及待地在公开的文件资料、出版物、会议、新闻媒体中以及互联网网站、微信上使用和传播，这也是错误的。

2.5加强管理人员的信息化培训

相关公文和处理、政务办理的相关人员需要具备较强的信息化水平、档案管理、计算机操作知识等各方面能力，因此需要对相关人员进行培训，有助于顺利推进电子公文在各企事业单位的推行，同时也能保证业务系统满足组织的各项要求，对于采用电子政务系统的政府部门而言，信息化水平更是对新时代下行政管理人员的必然要求，因此要强化培训，提升办公效率和服务质量。

2.6审核复核

公文文稿审核，是指在公文文稿签发前，由发文机关的办公厅（室）开展的审核工作。复核是指已经发文机关负责人签批的公文，印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行的审核。虽然二者核查的内容有所交叉，但所处的公文处理阶段不同，核查的侧重点也不同。审核是在公文签发前进行的，核查的内容最多，可能作的幅度最大，一般所需时间也最长。根据《党政机关公文处理工作条例》，审核主要包括以下5点：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（2）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。而复核的重点是公文的审批手续是否完备、文字是否准确、文种是否恰当、格式是否正确等，一般不对公文作实质性。

结语

综上所述，公文管理属于企事业单位办公室管理中的重要内容，也是企事业单位开展各项工作的重要依据。为此，企事业单位必须高度重视办公室管理，就存在的不足加以改进，构建完善的办公室管理制度，加大对管理人员的教育培训，不断提高办公室管理水平。

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