信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

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信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

张颖

中国核工业建设股份有限公司  北京   100037

摘要:近年来,随着科学技术的快速发展,我国各行业发展迅速,使我国提前进入现代化科学技术发展阶段。随着科技不断发展,信息技术时代已经到来,对于社会发展产生了重要影响,增加了信息传播效率,促进了市场新交流。企业在发展过程中,会产生大量的生产资料、管理资料、人事资料等,如果能够利用信息技术开展档案管理工作,可以节约档案管理,实现档案管理工作价值。

关键词:信息时代;档案管理工作;实践与创新

引言

我国经济建设自改革开放发展至今已经取得了非常不错的成就,为我国基础建设的快速发展贡献力量,在信息化时代背景下,网络信息技术在各行业领域中得到广泛应用,在企业档案管理中,档案资料作为重要的信息资源,其利用价值也越来越受到重视,因此需要通过档案管理水平的提高,使档案信息的有效利用率提升,在企业发展中充分发挥其作用,其中企业档案管理工作加强网络信息化建设至关重要,进一步促进档案管理工作的有效创新。

1需完善档案管理信息化方面的法律法规

档案管理信息化还有一个问题,那就是相关的法律法规并不完善,这就造成一些不法之徒有机可乘,利用国家或者企业的机密文件来进行一些违规的操作。针对这个问题,国家和相关部门可以出台相应的法律法规,健全档案管理信息化制度,制定相关的标准。不管是一般的档案还是机密档案,所有的档案管理信息化都要符合国家以及相关部门所要求的标准。

2基于Web平台构建档案管理服务模式

信息化时代档案服务模式要想真正得以创新,档案管理部门可以基于Web平台来构建出档案管理服务模式,按照“用户满意”这一档案服务宗旨来进行服务平台构建。在信息时代背景下,网络作为便捷、方便的档案信息服务方式受到了越来越多的关注。为了能够更好地实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化,为档案利用人员提供良好服务。基于Web平台的档案管理服务模式,可以直接借助于网址输入来调出档案管理网站,而在网站之上即可直接浏览查询新闻、档案法规等一系列信息。而在“档案系统登陆”窗口输入档案管理部门分配的用户名称及密码,即可直接调出档案信息查询界面,从而对企业档案信息情况进行有效把握。此外,还能借助于条件检索来有效实现高速度信息档案查询,从而真正为用户提供优质的档案管理服务。

3加强管理队伍建设

信息技术在档案工作中的高效应用,需要管理人员对信息知识技术进行有效掌握,保证信息化管理制度的高效落实。企业要加强档案管理队伍建设,配置专职档案工作人员,积极引进先进的管理人才和信息技术人才,推动信息化建设的高效开展,为信息管理模式的高效开展提供有效支持。管理部门要加强对工作人员的培训教育,结合管理工作中的实际问题,进行针对性的培训内容的设计,对信息知识技能进行强化教育,提升整体的信息技术水平。同时要加强服务意识的培养,强化思想政治教育,利用先进思想理论知识,引导管理人员提升责任意识,结合激励政策的设置,提升工作人员的积极性,实现管理效率的提升。

4基础投入

档案管理工作需要投入大量且持续性的资源,才可以推动档案管理信息化工作不断开展。在信息化档案管理工作期间,企业应该给予档案管理部门充分地物质与资金投入,具体表现在以下几个方面:采购基础设施:主要包括采购网线、电子计算机、档案管理软件、硬盘、办公桌椅等。考虑到各个企业经济实力不同,一次性全部采购齐全信息化管理基础设备,可能会给企业造成经济压力,企业可以制定基础设施采购计划,分批次完成采购工作;阶段性投入:档案管理基础设施不同于其他产品,需要定期更换,并提供必要的资金支持,才能够确保软件可以提供持续服务,档案管理人员可以不断升级管理系统。

5强化档案信息化建设

在企业档案管理中,应加快信息化建设速度,使管理人员劳动强度降低,工作效率提高。在信息时化背景下,档案管理的数字化、信息化是档案工作的必然发展趋势。随着企业的不断发展,资料增加速度越来越快,需要对档案管理模式和方式进行创新。可通过纸质文件扫描等方式,进一步形成电子文件,首先,需要确保档案管理的办公自动化的实现。其次,在档案管理与网络信息技术有效融合,进一步促进信息资源共享的实现。通过信息网络平台的建设,相关使用者能够随时随地实现对所需资料的查询、浏览、访问以及下载,使档案检索利用率有效提高,档案管理服务水平和质量提升。

结语

在信息时代背景下,企业应对档案管理工作加强重视,对传统的管理观念予以转变,积极接受现代技术和新的管理理念,使工作人员的理念更新,增强服务意识,对档案管理工作进行改进和创新,在加强新技术应用的同时,促进档案资源的共享,使档案资料使用价值实现最大化。

参考文献

[1]张桥生.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].现代经济信息,2018.

[2]姚仲宇.信息时代下档案管理工作的创新[J].管理观察,2018.

[3]王青,果帅珂,李小翠,等.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].商情,2018.

作者简介:张颖,1985.9.24-,女,山东人,中国核工业建设股份有限公司,中级经济师

邮寄地址:北京市西城区车公庄大街12号核建大厦1133室,张颖(收),电话:13910581027

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